Cara Mengadakan Seminar Yang Sukses & Menarik

Cara Mengadakan Seminar Yang Sukses & Menarik – Seminar yang sukses membutuhkan tujuan yang jelas dan tim yang berkomitmen. Dengan jadwal yang penuh sesak dan beragam tanggung jawab, mungkin sulit untuk membuat tim orang-orang fokus pada inisiatif penting yang Anda pimpin. Inilah sebabnya mengapa sesi seminar telah menjadi alat yang efektif di dunia desain digital dan pengalaman pengguna.
seminar adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan informasi, menghasilkan ide, dan membangun konsensus di sekitar arah proyek. Membuat sekelompok orang di ruangan yang sama membangun kepercayaan dan bisa menjadi cara yang bagus untuk memulai usaha baru.
Tetapi kerja keras dan logistik yang benar-benar menciptakan seminar yang efektif mudah dilewatkan. Persiapan yang baik memastikan desain seminar berjalan dengan lancar dan memberikan nilai yang diinginkan. Dengan mengingat hal itu, berikut ini Hervent akan memberikan lima hal sederhana yang perlu diingat ketika merencanakan seminar.

1. Buat Dan Komunikasikan Agenda Anda

Agenda yang baik didasarkan pada tujuan seminar dan tersedia untuk semua peserta sebelum sesi. Agenda ini harus memberi orang-orang yang akan menghadiri seminar preview yang jelas tentang apa yang akan dibahas, membantu mereka sampai siap untuk berkontribusi.
Ini juga merupakan peluang besar untuk menetapkan harapan dan mendeklarasikan kerangka waktu, Istirahat yang dimasukan ke dalam jadwal akan memungkinkan peserta untuk memeriksa email selama waktu yang ditentukan dan sepenuhnya berfokus pada seminar.
Selain agenda publik, fasilitator seminar harus memiliki agenda mereka sendiri yang lebih rinci dengan perkiraan waktu, tanggung jawab untuk setiap anggota tim yang menjalankan sesi, dan kegiatan “menyenangkan” yang dapat dimasukkan atau dilewati tergantung pada tepat waktu dan keseluruhan kemajuan.
Memfasilitasi sebuah seminar seringkali melibatkan sedikit improvisasi, mengadaptasi agenda atau kegiatan agar lebih sesuai dengan dinamika kelompok tertentu. Menuliskan detail ekstra ini sebelumnya memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar selama seminar untuk menyesuaikan sesuai kebutuhan dan masih mencapai tujuan yang dinyatakan.

2. Mengetahui Peserta Anda

Jika Anda bertugas mengundang peserta, pastikan untuk memilih orang-orang dari tim lintas disiplin berbeda dan dari berbagai tingkatan dalam perusahaan. Penggabungan silang perspektif ini adalah dari mana ide-ide paling inovatif akan datang. Jika Anda tidak bertanggung jawab atas semua undangan sesi, pastikan untuk mengetahui nama dan peran semua peserta sebelumnya (baik yang diundang dan berapa banyak yang benar-benar hadir).
Seminar yang baik akan memberdayakan tim pengiriman untuk berpikir di tingkat yang lebih tinggi dan mendorong kepemimpinan untuk mendapatkan solusi yang praktis. Penting untuk memastikan ada beragam pendapat yang diwakili, tetapi juga untuk memahami sedikit tentang latar belakang orang-orang di ruangan itu. Mampu menangkap poin diskusi dan titik asal mereka akan membantu memperjelas motivasi dan kebutuhan kelompok yang berbeda selama sesi.

3. Mengetahui Rincian Tempat

Ruang di mana seminar diadakan dapat secara signifikan membantu atau merusak efektivitas seminar. Jika memungkinkan, pesan ruang yang memiliki ruang yang cukup untuk semua peserta, tetapi buat orang-orang tetap akrab dengan pemandangan slide atau papan tulis yang jelas. Jika Anda tidak bertanggung jawab memilih ruang dan tidak dapat untuk mengunjungi sebelumnya, mintalah foto ruangannya.
Ini akan memungkinkan Anda untuk merencanakan tempat duduk, ruang kerja di dinding, dan di mana kelompok-kelompok kecil dapat bekerja bersama jika kelompok yang lebih besar perlu berpisah selama beberapa kegiatan. Yang paling penting, pastikan ruang dipesan selama 30 menit sebelum waktu mulai sesi dan satu jam sesudahnya. Gunakan waktu sebelumnya untuk pengaturan umum dan pemeriksaan teknologi. Siapkan laptop Anda untuk berbagi slide dengan ruangan dan pastikan bahwa semua layanan konferensi berfungsi sebelum semua orang datang.
Setelah sesi, gunakan waktu untuk mendokumentasikan pembelajaran, mengumpulkan bahan-bahan yang dibuat, dan menyelesaikan pembersihan umum.

4. Rencana Untuk Partisipasi Unik

Anda meminta dan berharap perhatian penuh semua orang selama seminar, tetapi fasilitator yang berpengalaman tahu bagaimana beradaptasi ketika kendala partisipasi muncul. Ini bisa sesederhana mendokumentasikan sesi secara visual sehingga orang-orang yang benar-benar harus datang terlambat, tetap bisa mengikuti materi seminar secara utuh.
Sebagian besar peserta seminar mmungkin memiliki tingkat akademik, pengalaman, minat, dan pendapat yang berbeda, penting untuk memberikan waktu dan pemikiran yang cukup tentang seperti apa bentuk partisipasi dalam seminar tersebut. Ini dapat mencakup berbagai bentuk kegiatan, diskusi, tugas individu dan kelompok, dll.
Perencanaan untuk peserta jarak jauh mungkin juga diperlukan.
Bersiaplah untuk membagikan slide pada tampilan di ruang sesi dan melalui channel konferensi virtual seperti Webex atau Zoom. Pikirkan cara peserta yang jauh dapat membagikan ide mereka dalam sesi membuat sketsa atau dalam diskusi kelompok kecil dengan alat kolaborasi seperti Mural atau InVision LiveShare. Penting untuk mencapai tujuan seminar, tetapi juga melakukannya dengan cara di mana setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk mengikutinya.

5. Siapkan Persedian Yang Di Perlukan

Akhirnya, pastikan untuk menyiapkan semua persediaan yang diperlukan sebelumnya. seminar paling efektif ketika semua orang terlibat dan berkontribusi. Itu sering berarti banyak seperti menulis, menunjukkan dan memberi tahu, dan debat. Pastikan peserta memiliki buku catatan, pulpen spidol papan tulis, kertas poster, stiker dot, dan persediaan lain terorganisir dan tersedia untuk digunakan. Persediaan ini membantu memastikan bahwa orang dapat menunjukkan ide-ide mereka, bukan hanya membicarakannya.
Untuk persediaan perlengkapan seminar seperti buku agenda atau notes, pulpen, sampai dengan tas dan kartu peserta seminar Anda dapat menghubungi kami di Hervent.co.id, kami memiliki banyak varian barang dan paket untuk kebutuhan seminar Anda.
Ini sangat penting untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama. Memiliki persediaan yang tepat juga membantu meninggalkan jejak dokumentasi yang dapat ditinjau kembali setelah seminar untuk merencanakan langkah selanjutnya dan kegiatan tindak lanjut tambahan. Sementara pertimbangan untuk perencanaan seminar ini tidak akan menjamin sesi yang sukses, memiliki rincian seluk beluk yang didesain sebelumnya menciptakan peluang untuk nilai tertinggi.
Dengan mengukur ruang untuk kolaborasi lintas disiplin, tim dapat mengungkap ide-ide baru, dan memperbaikinya dengan cara yang akan membantu menyelaraskan tim bergerak maju Dilakukan dengan benar, seminar yang terencana dengan baik akan membangun energi dan momentum di sekitar produk atau ide desain baru dan memberi tim yang beragam titik awal yang sama untuk membangun masa depan.